Redink har hatt avtale med Oslo Kommune siden 2016, da Klimaetaten selv ble opprettet. Denne avtalen ble fornyet i 2018, og skulle egentlig vare til 2020. Sørensen understreker at de har handlet i god tro. 

- I ettertid ser vi at det var en dårlig vurdering, og vi burde ha lyst ut nytt anbud allerede da. Det er et forhold jeg har beklaget ovenfor min byrådsavdeling. I tillegg til det så var vi ikke klar over omfanget av Miljøhovedstatssekretariatets sin bruk av avtalen. Det skulle jeg selvfølgelig ha vært klar over, men det var jeg ikke. Det beklager jeg, følger Sørensen opp. 

I anskaffelsesforskriften, som regulerer offentlige anskaffelser, heter det blant annet at vesentlige endringer i en kontrakt kan anses som ulovlige og igjen gjøre avtalen til en ulovlig direkteanskaffelse. Hvis en kontrakts omfang utvides betydelig, anses dette alltid som en vesentlig endring. 

Selv om Klimaetaten går tilbake på sin opprinnelige tolkning av avtalen, mener Sørensen at de ikke gjorde en lovstridig vurdering.

- Vi vurderte det ikke slik. Vår vurdering var gjort i god tro, men vi ser i ettertid at det ville ha vært en bedre vurdering om det ble lyst ut nye anbud i 2018.

- Av det jeg har forstått har jo omfanget av avtalen blitt vesentlig endret underveis, noe som ifølge §28-2 av anskaffelsesforskriften, sier at det er en ulovlig direkteanskaffelse?

- Som sagt har vi ikke vurdert det slik, men vi kom til at avtalen måtte avvikles.

Se oversikt over hvor mye Klimaetaten og Miljøhovedstadssekretariatet kjøpte kommunikasjonstjenester for lenger ned i saken. 

Feilen ved avtalefornyelsen ble ikke oppdaget av etaten før nesten ni måneder etter inngåelse, da bystyrerepresentant og leder for Oslo Venstre, Espen Ophaug, ba Klimaetaten om å redegjøre for omfanget av avtalen med Redink. 

«Det er i arbeidet med dette svaret framkommet at beløpet som det samlet er bestilt oppdrag for over avtalen med Redink, er høyere enn det Klimaetaten ut fra anskaffelsesfaglige og juridiske vurderinger mener er rimelig. Etaten har derfor igangsatt en styrt avvikling av denne avtalen. Klimaetaten har lyst ut nye anbud om avtaler som skal sikre nødvendig kvalitet på formidling av klimarelevant informasjon som er viktig for å nå fastsatte mål.», skriver byråden for miljø og samferdsel, Arild Hermstad, i sitt svarbrev til bystyret og Ophaug, hvor han redegjør for Klimaetatens bruk av Redink. 

Kampanje har fått innsyn i byrådens svar til Ophaug og redegjørelsen for avtalens omfang, samt kontraktene mellom Klimaetaten og Redink. 

Ifølge svarbrevet har Miljøhovedstadsprosjektet anvendt eksisterende avtaler i Oslo Kommune der disse dekker behov for tjenester knyttet til gjennomføringen av Oslo som Miljøhovedstad.

Dette gjelder da også Klimaetatens avtale med Redink, hvor Miljøhovedstadssekretariatet fikk grønt lys til å hekte seg på og kjøpe tjenester inntil en verdi av én million kroner i januar 2018. Den grensen ble overtrådt allerede i 2018, da Miljøhovedstadssekretariatet kjøpte tjenester for rundt 2,5 millioner kroner.

Totalt har Miljøhovedstadssekretariatet bestilt tjenester for om lag 6,5 millioner kroner fra Redink gjennom Klimaetatens avtale i løpet av årene 2018 og 2019. 

- Kommunikasjonen om bruk av avtalen mellom Miljøhovedstadssekretariatet og Klimaetaten har etter dette vært mangelfull. Som avtaleeier er det vårt ansvar å påse at bruk av avtaler er innenfor gjeldende ramme, kommenterer Sørensen. 

Klimaetaten har på sin side kjøpt tjenester av Redink til rett i underkant av 23,5 millioner kroner i årene 2016 til 2019. Totalt har altså etaten og Miljøhovedstadssekretariatet kjøpt tjenester for rundt 30 millioner kroner, mens fem millioner av disse skal være utestående betalinger. De vil ikke bli berørt av avviklingen. 

- Får dette noen konsekvenser, annet enn at avtalen avvikles? 

- Som en konsekvens av denne saken har Klimaetaten vedtatt og innført nye rutiner for forvaltning av etatens avtaler med eksterne leverandører, for å hindre at lignende skjer igjen. Innkjøp i kommunen skal skje slik at kommunen får best mulige tjenester til lavest mulig pris, svarer Sørensen. 

Sammen med PR-byrået Footprint som underleverandør, har Redink vært tett inne og bistått arbeidet med Oslo som Miljøhovedstad. De har blant annet bistått Miljøhovedstadssekretariatet med utvikling av innholds- og kanalstrategi, innholdsproduksjon, planlegging og gjennomføring av kampanjer, medietrening og -arbeid og strategisk bistand.  

Avdelingsleder i Redink og rådgiver for Klimaetaten, Birger Baug, forteller at de har hatt et godt samarbeid med Klimaetaten, og at de gjerne skulle har fortsatt i tråd med den opprinnelige avtalen.

- Vi har stor respekt for offentlige anskaffelsesprosedyrer og de juridiske forpliktelsene som ligger i det, og vi opplever det i denne situasjonen som helt naturlig at Klimaetaten har valgt å lyse ut nye anbud. Det er svært sannsynlig at vi deltar i den nye anbudsrunden, skriver han i en e-post til Kampanje.

Selv om det utestående beløpet på fem millioner kroner ikke berøres av avtalen, ble alle nye bestillinger i avtalen stanset 8. april, etter at feilen ble oppdaget dagen før.  

- Vi har hatt en grundig gjennomgang med Klimaetaten og Miljøhovedstaden i forbindelse med avviklingen og opplever prosessen som svært ryddig og korrekt. Konkrete bestillinger som var gjort før 8. april er opprettholdt, skriver Baug.

- Er det et tap for Redink at alle nye bestillinger ble stanset?

- Med den etterspørselen vi for tiden opplever, har det ikke vært noe problem å overføre avsatt kapasitet til andre oppgaver. Med andre ord er ikke dette et stort problem for Redink.

De er heller ikke helt ferdig med sitt arbeid for Miljøhovedstaden. Byrået inngikk nemlig også en direkte avtale med Oslo Kommune og Miljøhovedsadssekretariatet i desember 2018 til en verdi av rundt én million kroner. Det er snakk om en amabassadørskapsavtale, hvor Splay One og den 17-år gamle Youtube-influenseren, Herman Dahl, er med som underleverandører. 

Den summen inkluderer ikke honorar for rådgivning og oppfølging til Redink. Det er ikke spesifisert av avtalen hva Redink kan tjene på dette.