De fem byråene Geelmuyden Kiese, Wergeland Apenes, Try, Gambit H+K og Burson-Marsteller har underskrevet en rammeavtale med Politiets Fellestjenester som strekker seg over to år med mulighet for to års forlengelse. Rammeavtalen skal ha en anslått verdi på 12 millioner kroner over fire år, men ingen av byråene er sikret én eneste krone.
- Det var naturlig å inkludere flere leverandører for å bidra til størst mulig bredde i rammeavtalene, samt sikre leveringsevne og riktig pris, sier kommunikasjonsrådgiver i Politiets Fellestjenester, Bente Sønsteby Klæstad, til Kampanje.
Politiets Fellestjenester vil nemlig invitere de fem leverandørene til «mini-konkurranser» ved hvert enkelt oppdrag, som skal gjennomføres i perioden. Avtalen gir ingen garanti for oppdrag i avtaleperioden, opplyser Politiets Fellestjenester til Kampanje.
Byråene vil heller ikke få kompensert arbeidet sitt under konkurransene, og de ble heller ikke kompensert for det de presenterte i anbudskonkurransen, hvor åtte byråer kjempet om Politiets gunst.
Avtalen ble kunngjort tidligere i vår og Politiets Fellestjenester operer som innkjøper på vegne av Politi- og lensmannsetaten, som råder over Politidirektoratet, Politiets Fellestjenester, Politiets IKT-tjenester, 12 politidistrikt, seks særorgan og rundt 16.000 ansatte.
- Ingen god fremgangsmåte
Benedikte Løvdal, leder i Kreativt Forum, mener slike avtaler ikke er god kutyme. Hun peker på at verken anbudskonkurransen eller mini-konkurransene blir kompensert, og hun mener ingen er tjent med å jobbe «gratis».
- Med forbehold om at jeg ikke kjenner detaljene i anbudet, så høres ikke dette ut som hverken en god fremgangsmåte for å finne den beste leverandøren eller for å skape et klima for å skape gode, effektive kommunikasjonsløsninger, sier hun.
Hun stiller også spørsmål om avtalen følger lov om offentlige anskaffelser.
- Først ber man mange byråer om å bruke masse tid og ressurser på gratis arbeid i en anbudskonkurranse for så å velge ut noen få som igjen må bruke enda mer tid og ressurser på å levere enda mer gratis arbeid. Er dette en etisk forsvarlig fremgangsmåte for en offentlig instans, spør Løvdal.
- Denne avtalen er jo innenfor regelverket med tanke på rammeavtaler. Er det reglene som må endres?
- Formålet for regelverket for offentlige anskaffelser er og «sikre økt verdiskaping og en mest mulig effektiv ressursbruk». Her høres det ut som at kan man stille spørsmål ved om dette er etterfulgt her, all den tid det tilsynelatende er lagt opp til en prosess der transaksjonskostnadene må være skyhøye. Videre skal regelverket bidra til at det offentlige opptrer med «stor integritet». Er det utvist stor integritet og er det etisk forsvarlig å etterspørre masse gratisarbeid, svarer Løvdal.
Blant det byråene skal bistå med er medie- og krisekommunikasjon, strategisk rådgivning og lederkommunikasjon, kampanjer og innholdsproduksjon og magasinproduksjon. Altså en full byråpakke. Løvdal er derimot kritisk til om Politiet vil få de beste løsningene ved å jobbe med så mange tilbydere.
- Kommunikasjonsløsninger blir til gjennom dialog med oppdragsgivere og gradvise kreative prosesser. Det man kan risikere med å spre avtalen over flere byråer, er at ingen kjenner deg godt nok og ingen sitter med helhetsbildet. Da er risikoen høy for at kommunikasjonen hverken blir særlig konsistent eller effektiv.
- Gjennomført på en etisk ryddig måte
Politiet har hatt avtaler tidligere som i stor grad har dekket de samme områdene som den nye rammeavtalen. Den erstatter forrige rammeavtale som Politiets Fellestjenester hadde med Geelmuyden Kiese, Dinamo og Wergeland Apenes. Både Geelmuyden Kiese og Wergeland Apenes fortsetter med det samarbeidet sitt med Politiet, mens Dinamo forsvinner ut.
Kommunikasjonsrådgiver i Politiets Fellestjenester, Bente Sønsteby Klæstad, er ikke enig i kritikken fra Kreativt Forum og Benedikte Løvdal.
Klæstad peker på at slike avtaler er vanlige ved offentlige anskaffelser.
- Parallelle rammeavtaler er en mye benyttet avtaleform når det offentlige kjøper tjenester. Ved denne konkrete anskaffelsen for kommunikasjonstjenester vil avtaleformen sikre leveringsevne, bidra til å finne den leverandøren som er best egnet til å løse det aktuelle oppdraget til enhver tid, samt bidra til at politiet betaler riktig pris på tjenestene, skriver hun i en e-post til Kampanje.
På spørsmål om hva Politiet tenker konkret om kritikken fra Løvdal, henviser Klæstad til svaret ovenfor, og sier at de ikke har noen ytterligere kommentar utover dette.
Klæstad forteller at de valgte å spre avtalen på fem byråer for å sikre rett kompetanse og kapasitet for samtlige fagområder.
- Føler politiet at dette er en etisk ryddig måte å kjøpe kommunikasjon på?
- Ja. Denne anskaffelsen er gjennomført på en etisk ryddig måte og er ihenhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Ved å inkludere flere leverandører av kommunikasjonstjenester er Politiet sikret kompetanse og ressurser på en effektiv måte, svarer Klæstad.
Fornød med prosessen
Gambit H+K er en av de fem utvalgte byråene som skal jobbe med Politiet de kommende årene. Daglig leder i Gambit, Henrik Halvorsen, forteller at de har ingenting å utsette på verken anbudskonkurransen eller rammeavtalen til Politiet.
- Vi opplevde anbudsprosessen som ryddig og effektiv, og er stolte over at Politiet valgte oss som rådgivere på kommunikasjon. Når det gjelder tidsbruk og ressurser i tilbudsprosessen, er det slik at vi alltid veier dette opp mot de mulighetene et fremtidig samarbeid kan gi. Og vi anser at rammeavtalen med Politiet har et godt potensiale i så måte.
Han mener at det offentlige har blitt flinkere til å spørre om mindre, men samtidig tilstrekkelig til å ta en beslutning.
- Oppdragsgiver må få tilstrekkelig informasjon til å fatte en velfundert beslutning. Pitch-prosesser skal ikke være «gratisarbeid» i form av at «nå sjekker vi markedet for å få inn ideer og detaljerte kampanjeforslag som vi kan jobbe videre med selv», sier Halvorsen.
Én ting han derimot mener det offentlige bør se på er å forenkle formelle prosessene relatert til dokumentasjon.
- I slike anbud er det en rekke dokumentasjon som må legges frem for ulike offentlige etater. I 2018 og fremover bør dette kunne gjøres smartere, og digitaliseres slik at det finnes et kvalifiseringssystem for offentlige etater og virksomheter. Da slipper vi duplisering av samme informasjon til et uttal offentlige etater og virksomheter, avslutter han.
- Du ber ikke noen bygge et kjøkken, for så å vurdere om du skal ha det eller ikke etterpå, sier daglig leder i Kreativt Forum, Benedikte Løvdal.
Kommentér