Fra arkivet

Bedre interninformasjon med hjemme-pc

I mai 1997 startet Statoil et omfattende prosjekt for å heve alle medarbeidernes IT-kompetanse. Ett år etter er interninformasjonen betydelig forbedret. Nå skal de ansatte være prøvekaniner for markedsføring og salg via internett.

Tekst: Nina Horn Hynne

Høsten 1996 besluttet ledelsen i Statoil å utstyre alle ansatte privat med en multimedia-pc med internett-tilgang. Motytelsen var at de forpliktet seg til å gjennomføre et utviklingsprogram på fritiden.

Hensikten med prosjektet, som fikk navnet "IT-skrittet" var i første omgang å bedrive kompetanseutvikling for de ansatte innenfor områdene IT, internett og Statoils virksomhetsområder.

Målene var og er flere. Først og fremst ønsket Statoil at alle de ansatte skulle lære seg å bruke diverse IT-verktøy for å bli mer effektive i sin jobb. Dessuten ville ledelsen at de ansatte skulle bli kjent med og bruke internett for å kommunisere, innhente informasjon og etterhvert gjennomføre transaksjoner.

- Resultatene av prosjektet ser meget gode ut så langt, sier en fornøyd Rune Berggren i Statoil, som gjerne trekker opp noen konkrete eksempler. Han er prosjektleder for IT-skrittet.

I dag er det kun fire prosent av de ansatte som ikke har vært innom internett mot 58 prosent for ett år siden. 78 prosent av de ansatte svarer også i en spørreundersøkelse at de har endret arbeidsvaner på jobben. Samtidig får Statoils databrukerstøtte færre banale henvendelser.

Markedsføringsverktøy

Et av siktemålene med IT-skrittet er også å utnytte den interne internettkanalen som testarena for markedsføring og etterhvert salg.

- Vi skal teste ut nye markedsføringsmetoder på vårt ekstranett. Ekstranett er en lukket verden for våre ansatte. Det betyr at vi kan feile uten å bekymre oss for markedet. Dessuten er ingen kunder så krevende som egne ansatte, sier Berggren.

Oljeselskapet skal for eksempel se om det fungerer å markedsføre sin premieklubb via internett. Kommunikasjon med kunder via den nye kanalen vil bli prøvd ut.

- Vi har allerede opprettet et lite handletorg i samarbeid med Telehuset og Kunnskapsforlaget. Brukerne kan bestille tilleggsutstyr til sin pc, cd-er og bøker. Dette er vår testarena for salg, sier prosjektlederen.

For å trekke folk til ekstranettet, legges små nyheter ut to til tre ganger i uken. Berggren forteller stolt at sidene har omlag 6000 treff daglig.

Når alle

- Internkommunikasjonen vår er definitivt bedret nå som de aller fleste er komfortable med bruken av internett. Nå legges mye av vår informasjon her, og det er både kostnadsbesparende og effektivt. Kanskje mest genialt er det at de ansatte kan sitte hjemme og lese informasjonen vi legger ut på vårt ekstranett. Dette er ikke minst gunstig for våre 3000 ansatte som jobber offshore, sier Berggren.

Han er stolt over å ha gjort sine 14 000 kolleger i stand til å ta i bruk internett, framtidens gjeldende kommunikasjonskanal, og ser det som positivt at de kan hente ut informasjon hjemmefra dersom de ikke ønsker å gjøre det i arbeidstiden.

- Er informasjonen interessant eller nyttig nok, bruker de ansatte gjerne fritiden sin, sier Berggren.

Statoil kan yte bedre informasjonsservice overfor sine ansatte nå som alle har tilgang til ekstranettet hjemmefra. Om kort tid kan for eksempel familien sitte hjemme og hente ut informasjon om bedriftens firmahytter.

Få med alle

Prosjektlederen anbefaler bedrifter å opprette lignende IT-prosjekter. Statoil har investert hele 300 millioner kroner i sitt prosjekt, men da sitter også 14 000 ansatte fordelt på 28 land med en multimedia-pc. IT-skrittet består av en gruppe hvor tre jobber fulltid og to halvtid. Dessuten jobber en til tre konsulenter på prosjektet.

Berggren hevder at tilsvarende prosjekter er like gjennomførbare for mindre bedrifter.

- Prøv å skape en positiv forhåndsforventning. La fokusen ligge på menneskene, ikke på maskinene. Trekk gjerne inn familiefordelene og lokk med insentiver og konkurranser. Bruk gulrot, ikke pisk, råder Berggren.

Statoils konsernsjef Harald Norvik begyntemed å sende ut et brev til alle sine ansatte hvor han annonserte at noe spennende var i gjære. En måned senere fikk de ansatte et mer konkret informasjonsbrev med opplysninger om påmelding.

- Få med alle, fra kantinepersonell til spesialistene. For å involvere alle, også dem uten særlig IT-kunnskap, sørget vi for at ting var enkelt lagt opp og at utstyret fungerte, sier Berggren.

Alt datautstyr og de ulike opplæringsprogrammene som ble laget på cd-rom, ble levert hjem på døra med instruksjon om hvordan det skulle settes sammen.

Kunnskapskløften minker

Statoil lagde to ulike læringsprogrammer for å tilfredsstille flest mulig. De uerfarne måtte ikke føle seg truet, samtidig som de mer oppegående også måtte finne innholdet interessant.

- Opplæringsprogrammene må naturligvis være gjennomtenkte og ha høy kvalitet, supplerer Berggren.

Statoil forlangte at de ansatte viste litt initiativ. De måtte melde seg på via datasystemet. I tillegg måtte de koble seg opp selv. Framdriften i opplæringen rapporterer hver enkelt på internett. Berggren gjør et poeng ut av at rapporteringen er frivillig.

- Vi har gitt dem romslige tidsfrister. I løpet av to år må de være gjennom alle programmene, sier Berggren, som hevder at resultatene så langt er slående. Analyseinstituttet Opinion gjennomfører jevnlig spørreundersøkelser hvor 900 personer blir intervjuet angående framdriften.

- Begeistringen vi opplevde i begynnelsen har holdt seg. Og ser vi en nedgang i utviklingen, setter vi inn tiltak som konkurranser og lignende.

Han er stolt over at Statoil i sitt IT-prosjekt har klart å gjøre kunnskapskløften i bedriften mindre, og viser fram en kurve.

- Ikke uventet hadde gruppen med IT-erfaring en raskere utviklings- og læringskurve i startfasen av prosjektet enn dem uten IT-erfaring. Men nå, etter ett år, er kløften mellom de to gruppene blitt mindre. De som i utgangspunktet hadde lav IT-kunnskap tar innpå, sier Berggren fornøyd.

IT-skrittet har en varighet på to år, og avsluttes i 1999. Da regner Berggren med at det blir tatt nye skritt.

Ramme:

Bruk gulrot, ikke pisk

Rune Berggren i Statoil har følgende råd til bedrifter som ønsker å dra i gang et felles opplæringsprogram for alle internt for å heve IT-kompetansen:

- Få med alle, fra ledelsen til kantinepersonell

- Gi utfyllende informasjon

- Skap entusiasme og en positiv holdning til prosjektet

- Legg opp slik at ting blir enklest mulig

- Ha høy kvalitet i alt du gjør og tilbyr

- Ha et godt støtteapparat

- Bruk gulrot, ikke pisk for å motivere

- La framdriftsrapporteringen være frivillig

- Gi romslige tidsfrister

- Sørg for tilpasning på flere nivåer, tenk differensiering

- Gjør det interessant for hele familien

- Still enkelte minimumskrav

Prisvinner: Statoil mottok i april i år hovedprisen i web-konkurransen Den Gylne Alfa 1997 for sitt omfattende IT-løft. Alle ansatte har fått ekstranett tilgjengelig hjemme. Fra venstre: Stein Onsrud, jurymedlem i Den Gylne Alfa og nordensjef i Computer Associates, Rune Berggren, prosjektleder IT-skrittet, Statoil, og Ivar Terje Solberg, spesialrådgiver, Statoil.

Elektronisk informasjon: Rune Berggren legger ukentlig ut to til tre nyheter på Statoils ekstranett. Er informasjonen interessant eller nyttig nok, bruker de ansatte gjerne fritiden sin på å lese den, mener han. (Foto: Nina Horn Hynne)